Automatisation
Automatisation marketing
L’automatisation excelle dans les tâches ingrates et urgentes : envoyer la confirmation, attribuer le lead, rappeler le rendez-vous au patient, relancer le devis resté sans réponse. Nous automatisons cela, et laissons les conversations aux humains.
Automatiser les étapes que l’on oublie
Notre règle est simple. Si une tâche doit se faire à heure fixe, à chaque fois, sans demander de jugement, un logiciel doit s’en charger. Envoyer une confirmation de rendez-vous. Attribuer un nouveau lead. Prévenir un responsable qu’un lead chaud attend depuis une heure. Ce sont précisément les étapes que les équipes débordées sautent, et celles qui font perdre des ventes.
Tout ce qui demande du jugement reste à une personne : rassurer un patient inquiet, négocier un prix, décider qu’un lead ne vaut pas la peine d’être relancé. Une automatisation qui se fait passer pour un humain dans ces moments-là coûte plus qu’elle ne rapporte.
Les scénarios qui rapportent en premier
Nouveau lead
Créer la fiche avec sa source, l’attribuer au commercial suivant, envoyer un accusé de réception immédiat et prévenir le setter, comme décrit dans le traitement des leads.
Réservation
Confirmation, invitation calendrier, rappels avant le rendez-vous, plan d’accès et documents à apporter.
Absence et annulation
Un message pour reprogrammer le jour même, et une tâche pour le setter sans réponse le lendemain matin.
Affaire au point mort
Un devis ou un lead sans activité depuis un nombre de jours fixé déclenche un message de relance et une tâche pour son responsable.
Après la vente
Suivi après soin, rappels de contrôle ou de renouvellement, demande d’avis et demande de recommandation, chacun à son moment.
Anciens leads
Une série de relance périodique par email ou SMS pour les leads qui n’ont jamais réservé, avec un moyen clair de se désinscrire.
Comment nous procédons
Décrire le processus tel qu’il est
Nous nous asseyons avec l’équipe et dessinons ce que devient un lead aujourd’hui, bricolages et post-it compris.
Choisir ce qu’on automatise
Déclencheurs, messages, délais et personnes à prévenir, décidés avec vous. Chaque automatisation a un responsable nommé.
Construire dans vos outils
Dans votre CRM, votre outil d’email ou de SMS et la plateforme WhatsApp, reliés si besoin par des connecteurs comme Make, Zapier ou n8n. La page des intégrations liste ce à quoi se connectent les logiciels Napexy.
Tester les cas tordus
Chaque branche est testée avant la mise en service, y compris les doublons, les faux numéros et les réservations faites à minuit.
Surveiller et ajuster
Un contrôle mensuel de ce qui s’est déclenché, de ce qui a échoué et de ce que cela a produit en rendez-vous et en ventes.
Ce qu’on automatise et ce qu’on garde humain
| Tâche | À automatiser | À garder pour une personne |
|---|---|---|
| Première réponse à un lead | Un accusé de réception immédiat et une question de qualification | L’appel qui suit |
| Réservation | Confirmation et rappels | Reprogrammer quelqu’un de mécontent |
| Relance | Messages et tâches programmés | La conversation dès que le lead répond |
| Avis | La demande après chaque visite | Les réponses aux avis négatifs |
| Reporting | La collecte des données et l’envoi du résumé hebdomadaire | La décision de ce qu’il faut changer |
Ce que nous suivons
Déclenchements et échecs
Combien de fois chaque scénario s’est déclenché, et chaque fois qu’il a échoué ou sauté une étape.
Résultats par séquence
Réponses, rendez-vous et ventes produits par chaque séquence automatique, par source.
Leads sans prochaine étape
Les leads ouverts sans tâche ni message programmé. Le chiffre que nous voulons voir à zéro.
Questions fréquentes
Quels outils d’automatisation utilisez-vous ?
Ceux que vous avez déjà, quand ils font l’affaire. La plupart des CRM et des outils d’emailing ont un module de scénarios. Pour relier les outils entre eux, nous utilisons des plateformes comme Make, Zapier ou n8n. Nous évitons d’ajouter un outil payant que personne chez vous ne sait ouvrir.
L’automatisation peut-elle utiliser l’IA ?
Oui, pour trier les messages entrants, préparer des réponses qu’une personne valide ou résumer un appel. Voir l’automatisation par l’IA. Nous tenons l’IA à l’écart de tout ce qui vous engage sur un prix ou un avis médical.
Les messages automatiques vont-ils sonner faux ?
Seulement s’ils sont écrits ainsi. Nous les rédigeons avec le ton de votre équipe, courts, signés par une personne et dans la langue utilisée par le lead. Une réponse rapide et utile dérange rarement qui que ce soit.
L’automatisation, est-ce la même chose qu’un CRM ?
Non. Le CRM contient les leads, le pipeline et l’historique. L’automatisation agit sur ces données : elle déplace, envoie, rappelle. L’un sans l’autre ne sert pas à grand-chose ; notre page sur la mise en place d’un CRM traite la première moitié.
Qui entretient les automatisations ?
Nous, tant que nous travaillons ensemble, et chacune est documentée pour que votre équipe puisse reprendre la main : ce qui la déclenche, ce qu’elle envoie, qui en est responsable et comment l’arrêter.
Mis à jour le · Par l’équipe Napexy
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